Bedenken in Bezug auf Remote-Arbeit und eine Fachkraft im Dauer-Home-Office?
Das Konzept der virtuellen Assistenz und des Freelancens wird zurecht immer populärer. Hochqualifizierte, selbstständige Fachkräfte, die Privatpersonen oder Unternehmen in Form verschiedenster Dienstleistungen mit dem Ziel unterstützen, einen Rückfokus auf Wesentliches zu ermöglichen – Wer kann das nicht gebrauchen? Der dokumentarische und zwischenmenschliche Austausch findet in der Regel dank moderner Kommunikations- und Informationstechnologien hauptsächlich online statt.
Da es sich um eine verhältnismäßig neue Branche handelt, haben einige unerfahrene Personen allerdings diverse Bedenken, was genau diese Remote-Arbeit und das zwangsläufige Dauer-Home-Office ihrer freien Mitarbeitenden angeht. Lasst mich einmal die häufigsten Vorurteile, die sich in den letzten Jahren als absolute Mythen herausgestellt haben, aus dem Weg räumen:
„Online fehlt eine ordentliche Kommunikationskultur und Online-Arbeit verkompliziert das Projektmanagement":
Das Einzige, was online nicht ersetzbar wäre sind natürlich echte Berührungen. Ansonsten gibt man sich für eine gute Kommunikationskultur genau so viel Mühe wie im echten Leben. Zusätzlich dabei behilflich ist eine gute technische Ausstattung sowie sonstige Funktionen und Apps wie E-Mail, WhatsApp, FaceTime, MS-Teams und Zoom. Letztere ersetzen eine face-to-face Kommunikation inzwischen ziemlich gut, sodass man auch ein Gefühl für die Mimik und Gestik des Gegenübers bekommt. Zudem gibt es hervorragende Tools, die gezielt die Online-Kommunikation, Projektverwaltung und den Informationsaustausch in Teams erleichtern. Darunter beispielsweise Slack oder Asana.
„Im Homeoffice arbeitet man weniger und ist schneller abgelenkt":
Allein da heutzutage eine Vielzahl der Arbeitnehmer*innen im Großraumbüro sitzt und die Gespräche und Geräusche von mindestens 20 Personen mitbekommt, ist ein einsames Homeoffice nicht unbedingt der Platz, der vergleichsweise die meisten Ablenkungen vermuten lässt. Darüber hinaus bekommen Freelancer in der Regel auch nur die Stunden bezahlt, die sie wirklich nachweisbar für eine Aufgabe gebraucht haben. Schon deshalb und für die eigene Work-Life-Balance richten sich Freelancer natürlich einen ruhigen Arbeitsplatz mit wenig Ablenkungen und möglichst festen, fokussierten Arbeitszeiten ein. Diese Organisation erfordert zugegebenermaßen etwas Disziplin, aber ohne diese geht’s ja sonst auch nicht. Durch das Wegfallen vorgeschriebener Arbeitszeiten mit festem Feierabend und das in der Regel Zuhause eingerichtete Büro, was auch noch Fahrtzeiten wegfallen lässt, arbeitet man tendenziell sogar eher noch länger als in den Räumlichkeiten des Unternehmens.
„Online findet keine Kund*innenbindung statt":
Das stimmt ganz und gar nicht. Allein durch den ständigen Austausch und regelmäßige Meetings besteht sehr viel Kontakt. Zudem schweißen das gemeinsame Ziel sowie ständige gemeinsame Problemlösungen extrem zusammen. Auch Persönlichkeit und Humor können über den digitalen Austausch ihren Platz finden. Zudem sind Instagram und Co. auch für mich eine tolle Möglichkeit, meinen Kund*innen einen Blick hinter die Kulissen und Einsichten in meinen Alltag, meine Interessen und meine Ansichten zu gewähren. Folglich weiß man nach gewisser Zeit schon so einiges über sein Gegenüber. Gegenseitige Updates und Feedbackrunden lassen einen und das Business darüber hinaus nochmal mehr gemeinsam wachsen. Das Wichtigste ist natürlich, dass generell die Chemie stimmt. Das stellt man jedoch meist schon im Erstgespräch sicher.
Noch nie mit Freelancern gearbeitet? Kein Problem!
Auch wenn ich nun diverse Bedenken aus dem Weg räumen konnte oder du dich zuvor schon etwas besser in der Welt der Online-Arbeit auskanntest, heißt das nicht automatisch, dass du schon persönliche Erfahrungen mit dieser Art der Kooperation gesammelt hast. Ich erkläre dir Step by Step, was es für eine gelungene Zusammenarbeit zu beachten gilt:
Erstmal kannst du dich entspannen. Freelancer sind Expert*innen. Sowohl auf inhaltlich fachlicher Ebene als auch in Bezug auf alle Abläufe oder diverse oben bereits genannte Tools, die fester Bestandteil einer Remote-Zusammenarbeit sind. Du buchst sie genau für diese Expertise. Trotzdem kannst du aktiv dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit exzellent abläuft. Indem du dich und dein Unternehmen, dessen Strukturen, Prozesse und Abläufe sowie deine Werte und Visionen gut kennst, sorgst du nämlich dafür, dass die Aufgaben, Ziele und Erwartungen klar gestellt werden können, was wiederum Missverständnissen vorbeugt. Das Stellen klarer Vorgaben ist in jedem Fall absolut notwendig. Die ganzen Vorgaben gibst du in Form eines „Briefings“. Das kann mündlich, beispielsweise in kurzen Video-Calls, aber auch schriftlich ablaufen und stellt den roten Faden der Zusammenarbeit dar. Letzterer sorgt für einen guten Überblick, Effizienz und ein einheitliches Vorgehen. Es ist für beide Parteien sinnvoll hier einmal alle Deadlines, Tools, Methoden, Ziele und Co. festzuhalten, um diese Punkte nicht aus den Augen zu verlieren. Es ist zwar nicht der spaßigste Teil, aber gerade bei einer Online-Zusammenarbeit darf etwas Weiteres auf keinen Fall fehlen: der notwendige Papierkram. Dazu gehört in jedem Falle der Dienstleistungsvertrag, genau wie eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Ein weiterer Punkt ist, dass sich eine virtuelle Assistenz freut, wenn du sie vorstellst. Sag ihr, wer ihre Ansprechperson ist, wer Teil des Teams ist, wer ihr Aufgaben zuteilen darf und wer ihr bei Fragen zur Verfügung steht. Wenn notwendig, mach sie gerne auch mit deinen Arbeitswerkzeugen und Programmen vertraut. Damit in der Zukunft ein ständiger Austausch garantiert ist, ergibt es Sinn, regelmäßig und fest gemeinsame Meetings zu planen. In diesen kann man sich updaten, den Status Quo besprechen, Fragen klären oder Probleme ansprechen. Wie bereits oben beschrieben helfen festgelegte Projekt- und Kommunikationstools hier für eine gelungene (a)synchrone (online) Kommunikation.
Der Weg zur Zusammenarbeit mit mir:
So läuft die erfolgreiche Arbeit mit Freelancern also in der Regel ab. Damit WIR zueinander finden und du dir vorstellen kannst, was dich erwartet, wenn du dich für MICH persönlich als deine virtuelle Assistenz entscheidest, kannst du dir einmal meinen ausführlichen Ablaufplan, meinen persönlichen Weg zur Zusammenarbeit durchlesen.
1. Wahrnehmung und Kontaktaufnahme
Du entdeckst mich über Bekannte, meine Website oder Social Media. Daran können wir an dieser Stelle schonmal einen Haken machen. Im Anschluss meldest du dich bei mir über den Weg deiner Wahl: Über mein Kontaktformular, Instagram & Co oder einfach per Anruf. Ich antworte dir zeitnah und du teilst mir deine ersten Fragen und Wünsche mit. Anschließend vereinbaren wir einen Termin für ein richtiges Kennenlernen – online oder sogar in Präsenz, falls du in meiner Umgebung wohnst.
2. Kennenlerngespräch:
Unser erstes Gespräch ist für dich selbstverständlich kostenlos. Bevor wir eine Zusammenarbeit fixieren, lernen wir uns, und ich dein Business, unverbindlich kennen. Du teilst mir genau mit, in welchem Bereich du meine Unterstützung benötigst. Bleiben Fragen offen und du brauchst einen zweiten Termin, ist das auch kein Problem.
3. Vertrag:
Du hast dich für eine Zusammenarbeit entschieden? Perfekt! Du erhältst ein von mir erstelltes Angebot auf Basis unseres Kennenlerngesprächs. Die Bezahlung erfolgt stundenweise oder auch im Paketpreis, das ist Vereinbarungssache. Dann fixieren wir unsere Zusammenarbeit in Form eines Vertrags für freie Mitarbeitende. Gerne können wir darüber hinaus auf Wunsch eine Verschwiegenheitserklärung abschließen. Alle Informationen, die mich nach unserer Zusammenarbeit nichts mehr angehen werden vollumfänglich gelöscht. Dazu gehören beispielsweise deine Zugangsdaten. Lediglich notwendige Dinge wie Rechnungsdaten bleiben bei mir gespeichert.
4. Die Zusammenarbeit:
Ab hier gehen wir die nächsten Schritte gemeinsam. Der erste ist in jedem Fall ein ausführliches Onboarding mit Briefing inklusive genauer Tätigkeitsbeschreibung. Was darauf folgt, hängt von deinem individuellen Business und Projekt ab. In jedem Fall bekomme ich alle nötigen Informationen und Zugangsdaten von dir, kann anschließend loslegen und stehe dir mit Rat und Tat zur Seite. Ich kommuniziere gerne per Slack, WhatsApp oder per E-Mail, bevorzugt dein Unternehmen eine andere Plattform, ist das allerdings auch kein Problem.
Ich hoffe, ich konnte dich mit der Welt der Online-Arbeit ordentlich vertraut machen. Wenn noch Fragen offen geblieben sind, schreib sie mir doch gerne über das Kontaktformular!
