Zusammenarbeit

Mein Service

Du brauchst Unterstützung, erkennst die Vorteile einer virtuellen Assistenz und interessierst dich für eine Zusammenarbeit? Mit mir bekommst du eine zuverlässige und flexible Unterstützung in den Bereichen Office Management & Administration, Kund*innensupport und Social Media.

Lass uns gemeinsam schauen, welche die für dich passenden Lösungen sind, um dein Herzensprojekt richtig nach vorne zu bringen!

Für KMU, Start-up und Einzelunternehmen

Office Management & Administration

Im Büro-Management und in der Administration übernehme ich Aufgaben im Hintergrund, die einen elementaren Teil der Gesamtverwaltung deines Unternehmens einnehmen. Damit erreichen wir eine Effizienzsteigerung deiner Arbeitsprozesse und kreieren eine Chance auf Innovation und optimale Ressourcennutzung.

Angebot- und Rechnungserstellung

In deinem Auftrag erstelle ich Angebote und Rechnungen entsprechend der aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Recherchearbeiten

Ich übernehme deine Online-Recherchearbeiten und bereite die Ergebnisse im Anschluss strukturiert für dich auf.

Datenerfassung & -pflege

Ich kümmere mich um deine Stammdatenerfassung und -pflege. Darunter fallen beispielsweise Kund*innen, Artikel o.Ä.

Kommunikation & Korrespondenz

Ich beantworte deine Nachrichten und E-Mails nach Vorgabe. Wenn gewünscht, übernehme ich zudem die Beantwortung der gesamten Geschäftspost.

Vorbereitende Buchhaltung

Ich sortiere und ordne deine Belege und bereite sie für die Steuerberatung vor.

Mahnwesen

Ich habe deine Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge permanent im Blick und übernehme für dich die Mahnung säumiger Kund*innen.

Reiseplanung

Ich übernehme deine Reiseplanung für anstehende Termine außer Haus. Ich achte für dich auf eine effektive, zeitsparende, möglichst entspannte und günstige Reise.

Stelleninserate erstellen & veröffentlichen

Ich unterstütze dich beim Jobrecruiting, indem ich passende Stelleninserate kreiere und diese dann auf den Jobportalen veröffentliche.

Individuelle Aufgaben

Du hast eine andere Aufgabe für mich? Kein Problem! Schreib mich einfach an und wir schauen, ob ich dir auch dabei helfen kann.

Kund*innensupport

Im Bereich Kund*innensupport unterstütze ich dich in der Kommunikation mit deinen Kund*innen. Mit den richtigen Soft Skills betreue ich sie schnell, geduldig, kompetent und beantworte ihnen alle auftretenden Fragen rund um den Umgang mit deinem Produkt oder deiner Dienstleistung.

Kund*innensupport (E-Mail, Chat, Telefon)

Ich kümmere mich um deine Kund*innenanfragen, egal ob per Telefon, SMS, E-Mail oder Chat. Ich übernehme in diesem Zug beispielsweise das Beschwerdemanagement oder die Reklamationsbearbeitung. Außerdem gebe ich Auskünfte über Rechnungsanfragen, Produkte, Preise oder Tarife.

Auftragsbearbeitung

Ich unterstütze dich bei allen Prozessen des Angebots- und Auftragsmanagements.

Terminverfolgung

Ich übernehme die Terminüberwachung und sorge dafür, dass Lieferungen rechtzeitig losgeschickt werden, gemäß der Vorgaben erfolgen und pünktlich ankommen.

Social Media

Ich sorge dafür, dass du auf den relevanten Social-Media-Plattformen in die Sichtbarkeit kommst und deine Reichweite vergrößerst. Mit der richtigen Strategie teilen wir hochwertige Inhalte zum richtigen Zeitpunkt, auf der richtigen Plattform und zugeschnitten auf die richtige Zielgruppe. Zudem bauen wir dir eine Community auf, die zu dir passt.

Contenterstellung

Ich plane deinen Content mittels Redaktionsplan vor. Hierfür formuliere ich die Captions deiner Beiträge und kombiniere sie mit passenden ästhetischen Fotos und Videos. Auch Stories oder Threads kann ich kreieren und vorplanen.

Community Management

Ich kümmere mich um die Community deiner Social-Media-Kanäle, indem ich auf alle aufkommenden Fragen, Anliegen und Kritik eingehe.

Upload von Posts

Ich plane deine Posts und lade sie mithilfe verschiedener Tools genau dann hoch, wenn deine Community am aktivsten ist.

Analysen

Ich werte deine Social-Media-Aktivitäten und Insights aus. Anschließend leite ich daraus die notwendigen Maßnahmen und Strategieanpassungen ab.

Feedback

Das sagen meine Kund*innen

„Ich habe mit Kirsten über 1,5 Jahre sehr erfolgreich zusammengearbeitet. Kirsten hat für mich als Sales-Assistent gearbeitet und komplett selbstständig Leads (cold/warm) bearbeitet und den Sales Prozess innerhalb von pipedrive damit unterstützt. Kirsten war super zuverlässig, zielorientiert und immer gut drauf. Jederzeit wieder.“

„Kirsten arbeitet schnell und zuverlässig, denkt mit, gibt hilfreiche Tipps und bringt sich mit eigenen Ideen und viel Kreativität ins Business ein. Diese Qualität und Unterstützung kann sie aufgrund ihrer vielfältigen Ausbildungen und Kenntnisse sogar in diversen Geschäftsbereichen gewährleisten - eine perfekte Assistenz eben. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit."

„Kirsten kümmert sich um unseren Customer Support zu unserer vollsten Zufriedenheit. Sie ist zuständig für alle eingehenden Ticketanfragen unserer Kunden und bearbeitet diese in kürzester Zeit. Kirsten zeichnet sich besonders durch ihre effiziente Arbeitsweise und ihre Professionalität aus."

„Kirsten unterstützt mich mit ihrer sehr zuverlässigen und immer fröhlichen Art bei allen administrativen Aufgaben in meiner Rechtsanwaltskanzlei. Sie übernimmt vor allem die Aktenverwaltung, das E-Mail-Management und die Buchhaltung und bringt sich immer mit hilfreichen Tipps ein. Ich kann eine Zusammenarbeit mit Kirsten uneingeschränkt empfehlen."

Voriger

Der Weg zur Zusammenarbeit

01 | Wahrnehmung & Kontaktaufnahme

Du entdeckst mich und meldest dich bei mir über den Weg deiner Wahl. Ich antworte dir zeitnah und du teilst mir deine ersten Fragen und Wünsche mit. Anschließend vereinbaren wir einen Termin für ein richtiges Kennenlernen – online oder sogar in Präsenz, falls du in meiner Umgebung wohnst.

02 | Kennenlerngespräch

Unser erstes Gespräch ist für dich selbstverständlich kostenlos. Bevor wir eine Zusammenarbeit fixieren, lernen wir uns, und ich dein Business, unverbindlich kennen. Du teilst mir genau mit, in welchem Bereich du meine Unterstützung benötigst. Bleiben Fragen offen und du brauchst einen zweiten Termin, ist das auch kein Problem.

03 | Vertrag

Du hast dich für eine Zusammenarbeit entschieden? Perfekt! Du erhältst ein von mir erstelltes Angebot auf Basis unseres Kennenlerngesprächs. Dann fixieren wir unsere Zusammenarbeit in Form eines Vertrags für freie Mitarbeitende. Weitere Informationen findest du bei den häufigen Fragen.

04 | Die Zusammenarbeit

Ab hier gehen wir die nächsten Schritte gemeinsam. Der erste ist in jedem Fall ein ausführliches Onboarding mit Briefing inklusive genauer Tätigkeitsbeschreibung. Was darauf folgt, hängt von deinem individuellen Business und Projekt ab. Weitere Hinweise findest du bei den häufigen Fragen.

Du bist an einer Zusammenarbeit interessiert?

Guide

Noch nie mit Freelancern gearbeitet? Kein Problem!

Die Basics zuerst: Das Konzept der virtuellen Assistenz und des Freelancens wird zurecht immer populärer. Im neumodischen Dschungel der Begrifflichkeiten kann man schnell mal den Überblick verlieren, deswegen hier für dich das Wichtigste einmal erklärt: Freelancer bedeutet „freie*r Mitarbeiter*in“, VA steht für „virtual assistant“, VPA steht für „virtual personal assistant“. In jedem Fall handelt es sich um eine hochqualifizierte selbstständige Fachkraft, die Privatpersonen oder Unternehmen in Form verschiedenster Dienstleistungen mit dem Ziel unterstützt, einen Rückfokus auf Wesentliches zu ermöglichen. Der dokumentarische und zwischenmenschliche Austausch findet in der Regel dank moderner Kommunikations- und Informationstechnologien hauptsächlich online statt.

Auch wenn du dich begrifflich in dieser Welt auskennst, heißt das nicht automatisch, dass du schon persönliche Erfahrungen mit dieser Art der Zusammenarbeit gesammelt hast. Es folgt ein kleiner Guide, der dir als noch unerfahrene Person einen guten Überblick verschafft:

Entspann dich!

Freelancer sind Expert*innen – sowohl auf inhaltlich fachlicher Ebene, aber auch in Bezug auf alle Abläufe oder diverse Tools, die fester Bestandteil einer Remote-Zusammenarbeit sind. Du buchst sie genau für diese Expertise.

Vorbereitung

Du kannst trotzdem aktiv dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit exzellent abläuft. Indem du dich und dein Unternehmen, dessen Strukturen, Prozesse und Abläufe sowie deine Werte und Visionen gut kennst, sorgst du nämlich dafür, dass die Aufgaben, Ziele und Erwartungen klar gestellt werden können, was wiederum Missverständnissen vorbeugt.

Vorgaben

Aus dem letzten Punkt resultiert die Möglichkeit und Notwendigkeit des Stellens klarer Vorgaben. Diese gibst du in Form eines „Briefings“. Das kann mündlich, beispielsweise in kurzen Video-Calls, aber auch schriftlich ablaufen und stellt den roten Faden der Zusammenarbeit dar. Letzterer sorgt für einen guten Überblick, Effizienz und ein einheitliches Vorgehen. Es ist für beide Parteien sinnvoll, hier einmal alle Deadlines, Tools, Methoden, Ziele und Co. festzuhalten, um diese Punkte nicht aus den Augen zu verlieren.

Vorstellung

Eine virtuelle Assistenz freut sich, wenn du sie vorstellst. Sag ihr, wer ihre Ansprechperson ist, wer Teil des Teams ist, wer ihr Aufgaben zuteilen darf und wer für sie bei Fragen zur Verfügung steht. Wenn notwendig, mach sie gerne auch mit deinen Arbeitswerkzeugen und Programmen vertraut.

Offizielles

Gerade bei einer Online-Zusammenarbeit darf der notwendige Papierkram nicht fehlen. Dazu gehört in jedem Fall der Dienstleistungsvertrag, genau wie eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

Meet & Greet

Deine virtuelle Assistenz ist nun mit deinem Unternehmen vertraut. Damit weiterhin ein ständiger Austausch garantiert ist, ergibt es Sinn, regelmäßig und fest gemeinsame Meetings zu planen. In diesen kann man sich updaten, den Status Quo besprechen, Fragen klären oder Probleme ansprechen. Festgelegte Projekt- und Kommunikationstools helfen hier für eine gelungene (a)synchrone (online) Kommunikation.

Kontakt

Interessiert an einer Zusammenarbeit?

Die Vorteile einer virtuellen Assistenz haben dich überzeugt oder du hast noch Fragen an mich? Dann vereinbare gerne einen Termin.

Alles weitere

Häufige Fragen

Wenn noch Fragen bezüglich einer Zusammenarbeit offen geblieben sind, findest du hier möglicherweise die Antwort. Ansonsten schreibe mir gerne eine Nachricht.

Erfolgt die Bezahlung auf Stundenbasis oder im Paket?

Ob die Bezahlung stundenweise oder im Paketpreis erfolgt, ist Vereinbarungssache, sodass von meiner Seite aus beides möglich ist. Die genauen Details können wir im Erstgespräch abklären und werden anschließend in Form eines Vertrags für freie Mitarbeitende fixiert.

Was passiert nach einer Zusammenarbeit mit den ganzen Daten?

Alle Informationen, die mich nach unserer Zusammenarbeit nichts mehr angehen, werden vollumfänglich gelöscht. Dazu gehören beispielsweise deine Zugangsdaten. Lediglich notwendige Dinge wie Rechnungsdaten bleiben bei mir gespeichert.

Über welche Wege kann ich dich kontaktieren?

Wenn du mich über Bekannte, meine Website oder Social Media entdeckt hast, kannst du dich im Anschluss über den Weg deiner Wahl bei mir melden: Über mein Kontaktformular, Instagram & Co oder einfach per Anruf. Anschließend vereinbaren wir einen Termin für ein richtiges Kennenlernen. Dafür kannst du dir gerne auch direkt einen Termin buchen.

Was ist, wenn ich mich nach dem einen Kennenlerngespräch noch nicht entscheiden kann?

Bevor wir eine Zusammenarbeit fixieren, lernen wir uns, und ich dein Business, unverbindlich kennen. Du teilst mir genau mit, in welchem Bereich du meine Unterstützung benötigst. Dazu dient vor allem unser Erstgespräch, das für dich selbstverständlich kostenlos mit. Bleiben Fragen offen und du brauchst einen zweiten Termin, ist das auch kein Problem.

Wie startet unsere Zusammenarbeit konkret?

Der erste Schritt der Zusammenarbeit ist in jedem Fall ein ausführliches Onboarding mit Briefing inklusive genauer Tätigkeitsbeschreibung. Was darauf folgt, hängt von deinem individuellen Business und Projekt ab. In jedem Fall bekomme ich alle nötigen Informationen und Zugangsdaten von dir, kann anschließend loslegen und stehe dir mit Rat und Tat zur Seite.

Wie können wir während der Zusammenarbeit kommunizieren?

Während unserer Zusammenarbeit stehe ich dir natürlich mit Rat und Tat zur Seite. Ich kommuniziere gerne per Slack, WhatsApp oder per E-Mail, bevorzugt dein Unternehmen eine andere Plattform, ist das allerdings auch kein Problem.

Besuch mich bei Instagram

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„Mit dem Wissen kommen die Zweifel…“ 🤯 W